Công văn 1167 BTP-BTTP: Hướng dẫn chi tiết về công chứng quyền sử dụng đất của hộ gia đình
Ngày 02 tháng 03 năm 2026, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn 1167/BTP-BTTP, cung cấp những hướng dẫn quan trọng về việc công chứng các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất của hộ gia đình. Văn bản này giải đáp những khúc mắc về xác định thành viên hộ gia đình, giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân và quy trình chứng thực, đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng cho các giao dịch đất đai.
*Công văn 1167 BTP BTTP về công chứng quyền sử dụng đất của hộ gia đình (Hình từ Internet)*
Hướng dẫn xác định thành viên hộ gia đình trong công chứng quyền sử dụng đất
Công văn 1167 BTP-BTTP làm rõ quy định về việc xác định thành viên hộ gia đình khi thực hiện công chứng các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Luật Công chứng 2024 định nghĩa công chứng là hành vi chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản bởi công chứng viên. Việc xác định tính hợp pháp này dựa trên các quy định pháp luật chuyên ngành, đặc biệt là Luật Đất đai, Luật Hộ tịch và Bộ luật Dân sự đối với các giao dịch đất đai của hộ gia đình.
Mặc dù Luật Đất đai 2024 không quy định về việc cấp đất mới cho hộ gia đình, văn bản này vẫn tiếp tục áp dụng các quy định về hộ gia đình sử dụng đất đối với các trường hợp đã được cấp đất trước ngày luật có hiệu lực. Khoản 25 Điều 3 của Luật Đất đai 2024 định nghĩa “Hộ gia đình sử dụng đất” là những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định pháp luật về hôn nhân và gia đình, đang sinh sống chung và có quyền sử dụng đất chung tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất hoặc nhận chuyển quyền sử dụng đất trước ngày luật này có hiệu lực.
Đáng chú ý, Khoản 4 Điều 256 Luật Đất đai 2024 đã đề cập đến quy trình cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Trong trường hợp giấy chứng nhận ban đầu chỉ ghi tên đại diện hộ gia đình, các thành viên có thể tự thỏa thuận khi thực hiện thủ tục cấp đổi tại cơ quan đăng ký đất đai. Hướng dẫn này cũng tương đồng với Công văn 1277/CĐKDLTTĐĐ-ĐKĐĐ của Cục Đăng ký và Dữ liệu thông tin đất đai.
Đối với hoạt động công chứng, khi thực hiện giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất của hộ gia đình mà giấy chứng nhận không ghi rõ tên từng thành viên, công chứng viên cần dựa vào các quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Hộ tịch và pháp luật liên quan để xác định các thành viên có quan hệ hôn nhân, huyết thống hoặc nuôi dưỡng, theo định nghĩa tại Khoản 25 Điều 3 Luật Đất đai 2024.
Giấy tờ, tài liệu chứng minh quan hệ nhân thân trong công chứng
Công văn 1167 BTP-BTTP cũng làm rõ về các loại giấy tờ được chấp nhận để chứng minh quan hệ nhân thân trong quá trình công chứng. Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, quy định việc chứng thực chữ ký là hành vi xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, trong khi cơ quan chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung đó.
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không quy định giấy tờ do cá nhân tự kê khai và có chứng thực chữ ký có thể thay thế các giấy tờ hộ tịch để chứng minh quan hệ cha con, mẹ con, hôn nhân, v.v. Do đó, việc sử dụng các giấy tờ chứng thực chữ ký này để thay thế giấy tờ hộ tịch nhằm xác định quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế là chưa có cơ sở pháp lý.
Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất
Theo Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã được bổ sung và thay thế bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), người thực hiện chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Bảo đảm tính trung thực, chính xác, khách quan: Luôn tuân thủ các nguyên tắc này trong quá trình thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật: Mọi hành vi chứng thực đều phải chịu trách nhiệm pháp lý.
- Tránh xung đột lợi ích: Không được chứng thực các giao dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân hoặc người thân thích như vợ/chồng, cha mẹ, con cái, ông bà, anh chị em ruột, cháu.
- Từ chối chứng thực theo quy định: Tuân thủ các trường hợp từ chối chứng thực được nêu tại các Điều 22, 25 và 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Yêu cầu cung cấp thông tin: Có quyền yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản.
- Xử lý giấy tờ sai quy định: Lập biên bản tạm giữ và chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý đối với các giấy tờ, văn bản được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung vi phạm pháp luật.
- Hướng dẫn người yêu cầu: Hướng dẫn người yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu chưa đầy đủ, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Khi từ chối, phải giải thích rõ lý do bằng văn bản.
- Không yêu cầu xuất trình bản chính/sao từ VNeID: Nếu người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu nộp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ đã được tích hợp.
- Khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu: Nếu người yêu cầu đề nghị và có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc này mà không yêu cầu người yêu cầu xuất trình bản chính, bản sao.
Chứng thực giao dịch quyền sử dụng đất tại nhà người yêu cầu
Theo Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (có các cụm từ bị thay thế bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất có thể được thực hiện ngoài trụ sở cơ quan trong các trường hợp đặc biệt.
Cụ thể, việc chứng thực thường diễn ra tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên, ngoại lệ được áp dụng cho việc chứng thực di chúc, chứng thực giao dịch, chứng thực chữ ký khi người yêu cầu thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc vì các lý do chính đáng khác.
Khi chứng thực ngoài trụ sở, cần ghi rõ địa điểm và thời gian chứng thực. Các cơ quan thực hiện chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và các khoản phí, chi phí liên quan. Như vậy, chứng thực các giao dịch quyền sử dụng đất có thể được thực hiện tại nhà người yêu cầu trong những trường hợp quy định rõ ràng.